Projekt „Aufgabenanalyse Schulhausmeister“

Projektauftrag

Im Rahmen eines Projekts zur Stellenbemessung von 56 Schulhausmeistern einer Stadtverwaltung wurde die Arbeitsgruppe A&O-Psychologie beauftragt, eine Analyse der Aufgaben von Schulhausmeistern durchzuführen. Ziel dabei war die empirisch fundierte Antwort auf die Frage: „Was tun Schulhausmeister wirklich?“. Neben Aufgabenkategorien wie Inhalt, Dauer und Ort der Tätigkeiten ging es auch um die Erhebung arbeitspsychologisch relevanter Merkmale wie Planbarkeit und Bedeutsamkeit der Aufgabe sowie Arbeitsrhythmus und soziale Einbindung bzw. Unterstützung. Für den Auftraggeber war neben einer empirisch soliden Datenerhebung vor allem wichtig, dass die Ergebnisse im Rahmen des Gesamtprojekts genutzt werden können. Um dies zu gewährleisten war die Anbindung ans Projekt über eine Projektgruppe der Stadt gewährleistet, mit der die einzelnen Schritte abgestimmt wurden. Um die Akzeptanz bei den betroffenen Schulhausmeistern zu sichern, waren diese von Anbeginn an in die Arbeiten eingebunden.

Projektvorgehen

Das Projekt wurde in 3 Analyseschritten durchgeführt, denen eine Phase der Rückmeldung folgte.

1. Durchführung einer Tätigkeitsbeobachtung/ Ganzschichtbegleitung.
   Fortgeschrittene Studierende der A&O – Psychologie führten mit 25 Schulhausmeistern an 12 Objekten (Schulanlagen) Ganzschichtbegleitungen durch und erhoben im Rahmen von Beobachtungsinterviews Daten. Hierzu wurden ein Dokumentationsinstrument und ein Kategoriensystem entwickelt. Ziel: Erhebung von Daten zu Inhalt, Dauer, Ort, Sozialer Einbindung, Veranlassung, Bedeutsamkeit, Häufigkeit und Planbarkeit der Tätigkeiten.
2. Schriftliche Befragung sämtlicher Schulhausmeister. Basierend auf den Ergebnissen der Begleitung und weiteren Aspekten des Gesamtprojekts wurde eine schriftliche Be-fragung sämtlicher Schulhausmeister durchgeführt. Ziel: Gesamterhebung der Einschätzungen von Prioritäten der Aufgaben, Zeitaufwand, Arbeitsdichte, Arbeitsrhythmus sowie zu Kommunikation/ Zusammenarbeit.
3. Schriftliche Befragung der Schulleitungen Parallel zu den Schulhausmeistern wurden auch die SchulleiterInnen befragt. Die Items waren so formuliert, dass zu den gleichen Fragen wie bei den Schulhausmeistern eine Einschätzung aus anderer Perspektive erho-ben werden konnte. Ziel: Die Spiegelung der Fragen mit den Einschätzungen der Schullei-tungen soll Übereinstimmungen und Klärungsbedarfe aufzeigen.
4. Datenauswertung und Kommunikation
   Die ausgewerteten Daten wurden sowohl den Projektverantwortlichen, wie auch den Schulhausmeistern und Schulleitungen präsentiert. Insgesamt wurden die Daten als zutreffend und relevant eingeschätzt.  Entsprechende Folgeprojekte und die weitere Nutzung im Gesamtprojekt wurden durch die Projektgruppe koordiniert.

Ergebnisse

1. Die Durchführung der einzelnen Schritte der Datenerhebung hat sehr gut funktioniert. Die Studierenden konnten mit dem erarbeiteten Instrument die Daten erheben, die Er-fassung und Auswertung der Beobachtungsdaten war gut möglich. Zur Auswertung standen bei 25 Schichtbegleitungen 1250 Datensätze mit über 12000 Einzeldaten zur Verfügung. Bei den Befragungen wurde eine Rücklaufquote von über 80% erreicht, die Daten-qualität war sehr gut.
2. Als bedeutsame Ergebnisse der Beobachtungsinterviews können hervorgehoben werden: (a) 4 der 3 häufigsten (und zeitintensivsten) Aufgaben sind keine technischen sondern vielmehr „Management“-Tätigkeiten. Informieren/ Klären/ Besprechen, Kontrollgänge/ Orientieren und Kontrollaufgaben. Diese waren bislang im Tätigkeitskatalog der Schulhausmeister nicht berücksichtigt. (b) 66% der Aufgaben werden „alleine“ durchgeführt (c) 36% der Aufgaben werden als „Störung/ unplanbar“ eingeschätzt, demgegenüber 25% als Routineaufgaben zu festen Zeiten, ca. 40% der Aufgaben fällt mit einem Dispositionsspielraum von 1 Tag bis 1 Woche an, der zwischen den beiden anderen Kategorien ei-genständig priorisiert und geplant werden muss.
3. In der schriftlichen Befragung zeigte sich, dass die durch Beobachtung gewonnene Auf-teilung der Arbeit in ca. 60% technische Aufgaben sowie 40% schulorganisatorische und sonstige Aufgaben zumindest teilweise bestätigt werden konnte. Sowohl Schulhausmeister wie auch Schulleiter schätzten den Zeitanteil für technische Aufgaben auf 57% einer Arbeitswoche. Neben den außerdem erforderlichen schulorganisatorischen Aufgaben von ca. 20-22%, konnte eine dritte bedeutsame Zeitkategorie erhoben werden: Ca. 20% der Zeit werden für „Selbstmanagement, Planung, Organisation“ aufgewendet – sowohl aus Sicht der Schulleiter wie auch aus Sicht der Schulhausmeister. Diese Kategorie wurde bislang nicht in die Arbeitsplanung einberechnet.
4. Sowohl Kommunikation wie auch Zusammenarbeit wurden von beiden Perspektiven aus als gut eingeschätzt. Dennoch wurde deutliche gemacht, dass in manchen Bereichen Abstimmungs- und Klärungsbedarf besteht. Die durchgeführte Aufgabenanalyse konnte dafür Anhaltspunkte liefern und darüber hinaus einen wichtigen weiteren Aspekt bedienen: den beteiligten Personen konnten Modelle, Zahlen und Begriffe angeboten werden, in denen sie sich wieder fanden und in denen eine Beschreibung ihrer Arbeitssituation möglich wurde. Somit wurde durch das Projekt ein wesentlicher Schritt für weitere Klärung und die Grundlage für gegenseitige Wertschätzung geleistet.

Abschluss

Das Projekt hatte eine Laufzeit von November 2007 bis Mai 2008.


Prof. Heinz Schüpbach
Dipl.-Psych. Tobias Stächele